Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems) - Pengenalan

Sistem

Terminologi sistem digunakan dalam berbagai cara yang sangat luas sehingga untuk mendefinisikannya dalam suatu pernyataan yang merangkum semua penggunaannya dan cukup ringkas untuk memenuhi maksudnya adalah sulit. Berikut ini beberapa definisi yang diberikan oleh beberapa ahli .

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.

Sedang menurut beberapa ahli pengertian sistem adalah sebagai berikut:

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada nya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.

• Gordon, G (dalam System Simulation, 1989) : ”Sistem sebagai suatu agregasi atau kumpulan objek-objek yang terangkai dalam interaksi dan kesalingbergantungan yang teratur” .
• Robert, L.F. dan C.J. Michael (dalam Creative Problem Solving, 1991) : ”Sistem sebagai suatu kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi membentuk suatu kesatuan, dalam interaksi yang kuat maupun lemah dengan pembatas sistem yang jelas” .
• Murdick, R.G., J.E. Ross, dan J.R. Claggett (dalam Sistem Informasi untuk Manajemen Modern, 1995) : ”Sistem sebagai  sekumpulan elemen-elemen yang berada dalam keadaan yang saling berhubungan untuk suatu tujuan yang sama” .
• George M. Marakas (dalam Decision Support Systems In The 21st Century, 2003) : “A system is an interrelated set of elements, with an identifiable boundary, that work together to achieve some common objective or goal”.
• Ludwig von Bartalanfy: “Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terkait dalam suatu relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan”.
• Anatol Raporot: “Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
• L. Ackof: ”Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

Pendekatan system yang lebih menekankan pada  mendefinisikan system sebagai berikut ini:

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari - yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu

Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan  sebagai berikut :

Suatu  adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya

Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal, sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.

Dari definisi dan pengertian di atas dapat di definisikan secara sederhana bahwa : ”Sistem adalah sekumpulan objek seperti orang, sumber daya, konsep, dan  yang dimaksudkan untuk melakukan suatu fungsi yang dapat diidentifikasi atau melayani suatu tujuan”.  Contoh, Universitas Diponegoro adalah sebuah sistem yang di dalamnya terdapat mahasiswa, fakultas, staf, administrasi, gedung, perlengkapan, ide-ide dan aturan dengan tujuan mendidik mahasiswa, menghasilkan riset/penelitian, dan memberikan layanan kepada komunitas/ masyarakat (sistem lain).

Apa itu Subsistem?

Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan mobil dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator, sistem generator, sistem bahan bakar dan seterusnya.

Apa itu Supersistem?

Walaupun istilah supersistem jarang digunakan, sistem seperti ini ada. Jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi. Pemerintahan propinsi adalah supersistem dari pemerintahan kota dan juga merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.

Dari definisi dan penjelasan di atas dapatlah diambil kesimpulan, suatu sistem terdiri dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah, kemudian berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan. Mobil terdiri dari bagian-bagian sistem yang berinteraksi/kerjasama untuk tujuan mobil tersebut bergerak ke suatu arah. Keluarga, pertama kali terdiri dari 2 individu yang terpisah yang mana individu itu sendiri merupakan suatu sistem yang terdiri dari subsistem.

Struktur Sistem

Sistem dibagi menjadi tiga bagian berbeda : input, proses, dan output. Bagian-bagian tersebut dikelilingi oleh sebuah lingkungan dan sering melibatkan sebuah mekanisme umpan balik. Selain itu, pengambil keputusan juga dianggap sebagai bagian dari sistem.

Input: Elemen yang masuk ke dalam sistem. Misal bahan mentah yang dimasukkan ke dalam suatu pabrik, mahasiswa yang diterima pada sebuah universitas, dan input data ke dalam halaman Web untuk query database, dll

Proses: adalah semua elemen yang diperlukan untuk mengonversi atau mentransformasi input menjadi ouput. Setiap proses yang menyebabkan perubahan dalam sistem disebut aktivitas. Misal, sebuah proses pada pabrik kimia dapat memasukkan pemanasan material, penggunaan  pengoperasian, penggunaan subsistem penanganan material, dan penggunaan karyawan dan mesin. Pada universitas, sebuah proses dapat memasukkan kelas-kelas, mengerjakan tugas-tugas, searching bahan-bahan di perpustakaan dan internet, ujian mid maupun ujian akhir,  pendaftaran administrasi dan akademik.

Output: adalah produk finis (akhir) atau konsekuensi yang ada pada sistem. Misal, orang yang berpendidikan dengan gelar Sarjana, Magister, Doktor adalah output dari sebuah universitas, pupuk penyubur tanaman adalah output dari pabrik pupuk, Mobil/Motor jadi adalah output dari pabrik Mobil/Motor.

Umpan Balik: Ada aliran informasi dari komponen output ke pengambil keputusan berkenaan dengan output atau performa sistem. Berdasarkan output, pengambil keputusan, yang bertindak sebagai pengontrol, dapat memutuskan untuk memodifikasi input, proses atau keduanya. Aliran informasi ini muncul sebagai lingkaran tertutup (close loop), disebut umpan balik. Pengambil keputusan membandingkan output dengan output yang diharapkan dan kemudian menyesuaikan input dan mungkin proses untuk mendekati output target. Siklus umpan balik terdiri atas dua jenis, yaitu umpan balik positif dan umpan balik negatif. Umpan balik positif tidak berorientasi pada pencapaian tujuan tetapi mengarahkan sistem pada pola pertumbuhan melalui penguatan terhadap penyimpangan yang terjadi. Sedangkan umpan balik negatif mengendalikan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan (terjadi koreksi jika ada penyimpangan penyimpangan).

Lingkungan: Lingkungan dari sistem terdiri dari beberapa elemen yang berada diluar sistem, dan bukan merupakan merupakan input, output atau proses, akan tetapi mempengaruhi performa sistem dan konsekuensi pencapaian tujuan sistem. Satu cara untuk mengidentifikasi elemen lingkungan adalah dengan mengajukan dua pertanyaan (Churchman, C. W. dalam The System Approach , 1975).

• Apakah elemen berkaitan dengan tujuan sistem ? (A) 
• Apakah mungkin bagi pengambil keputusan untuk secara signifikan memanipulasi elemen tersebut ? (B)

Jawaban: Ya (C); Tidak (D)

A  Jika dan Hanya Jika C dan B Jika dan Hanya Jika D                                  

Berarti elemen berada di dalam lingkungan. Elemen lingkungan dapat berupa sosial, politik, hukum, fisik atau ekonomi. Dapat juga elemen lingkungan terdiri dari sistem lain. Contoh untuk suatu pabrik kimia, pemasok bahan, pelanggan, pesaing adalah elemen lingkungan. Universitas di Indonesia dapat dipengaruhi oleh aturan dan hukum yang ditentukan oleh pemerintah Indonesia. Contoh lain adalah untuk  sistem komputer, lingkungan merupakan semua hal yang bukan bagian dari sistem. Bagian tersebut dapat meliputi sistem lain yang berinteraksi dengannya, yaitu pengguna yang memberikan input, dan pengguna yang memeriksa output.

       

Batasan: Sistem dipisahkan dari lingkungan dengan sebuah batasan. Sistem berada di dalam batasan, sedangkan lingkungan berada diluar lingkungan.  Secara sederhana batasan dapat berupa fisik (misal sistem sebuah departemen dengan batasan ditentukan oleh Gedung (Building) C; Dalam hal sistem tubuh manusia, batasannya adalah kulit manusia. Dapat juga sistem dibatasi oleh waktu. Dalam kasus ini, kita dapat menganalisa sebuah organisasi untuk satu periode tertentu. Batasan sebuah sistem informasi biasanya ditentukan dengan mempersempit lingkup sistem untuk mempermudah analisis. Dengan kata lain, batasan sebuah sistem informasi, terutama sistem pendukung keputusan adalah berdasarkan desain. Batasan dikaitkan dengan konsep sistem tertutup dan sistem terbuka (closed system dan open system).

Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem Teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar  tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

Klasifikasi sistem terbuka dan tertutup dapat digambarkan sebagai berikut :

Sistem Tertutup

Sistem tertutup atau sering disebut sebagai stable atau mechanistic system . Sistem tertutup jarang sekali berinteraksi dengan lingkungan untuk menerima input atau menghasilkan output. Contoh, tipe khusus dari sistem tertutup, disebut black box, yaitu sistem yang input serta outputnnya ditentukan dengan baik, tetapi prosesnya sendiri tidak ditentukan. Pengguna (lingkungan) tidak berurusan bagaimana sistem itu bekerja. Pengguna lebih suka memperlakukan sistem sebagai black box, pengguna hanya menggunakan alat tersebut, pengguna tidak harus memahami bagaimana alat bekerja. Sistem tertutup sama sekali independen terhadap lingkungan.

Sistem Terbuka

Sistem terbuka sering disebut Adaptive System atau Organic System, sangat berbeda dengan sistem tertutup, sistem terbuka sangat tergantung pada lingkungannya. Sistem terbuka menerima input (informasi, energi, material) dari lingkungan dan dapat mengirim output kepada lingkungan.

Perbedaan karakteristik dari sistem terbuka adalah adaptabilitas terhadap perubahan kondisi internal maupun eksternal. Sistem pendukung keputusan (DSS) berusaha berhubungan dengan sistem-sistem yang cukup terbuka, karena itu selama melakukan analisis harus menentukan dampak pada dan dari lingkungan.

Efektivitas dan Efisiensi Sistem

Sistem dievaluasi dan dianalisis dalam dua ukuran kinerja utama, yaitu efektivitas dan efisiensi. Efektivitas adalah tingkat pencapaian tujuan. Efektivitas berkaitan dengan output sebuah sistem (misal jumlah lulusan sebuah universitas, penjualan total suatu perusahaan).

Efisiensi adalah ukuran pemakaian input (atau sumber daya) untuk mencapai output (misal berapa biaya yang digunakan untuk mendapatkan tingkat penjualan tertentu di suatu perusahaan). Peter Drucker membedakan antara kedua istilah di atas dengan:

• Efektivitas adalah melakukan sesuatu yang benar 
• Efisiensi adalah melakukan sesuatu dengan benar